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火锅店门头备案需准备的资料包括基础证件、经营场所证明、门头设计相关材料、特殊要求材料及其他文件，具体如下：

一、基础证件材料

1. 营业执照副本复印件：证明经营主体合法存在，需提供原件备查。
2. 法人身份证明：用于确认申请主体的身份，通常为法人身份证复印件。
3. 申请书：需写明门头的具体内容（如文字、图案）、设置地点、尺寸等相关情况。

二、经营场所证明

1. 场地使用证明：
   • 自有房产：提供房产产权证明。
   • 租赁场地：提交租赁协议和房东的房产证明，以证实有合法使用该场地进行门头设置的权利。

三、门头设计相关材料

1. 门头设计效果图：
   • 需清晰展示门头的样式、颜色、字体等细节。
   • 通常要求提供两张效果图：一张为白天的原始照片，另一张为带有夜景、突出字的亮化效果的彩色效果图（用A4纸彩色打印）。
2. 位置图：标明门头设置的具体位置。
3. 施工合同及制作说明：若门头制作涉及施工，需提供施工合同及制作说明。

四、特殊要求材料

1. 品牌相关材料：
   • 若门头文字含有品牌内容，需提供品牌授权书复印件和商标注册资料。
2. 安全责任书：由牌匾标识设置单位出具的牌匾标识设置维护《安全责任书》，确保门头设置的安全性。
3. 与周边环境协调性的说明材料：部分地区可能要求提供，以避免对周边居民、交通等造成不良影响。

五、其他材料

1. 代办人身份证件及委托书：若委托他人代办，需提供代办人身份证件及法人授权书（加盖单位公章或法人印章或手印）。
2. 业主委员会或物管公司同意证明：若招牌设置位置处于二楼及以上，须提供业主委员会或物管公司出具的加盖鲜章的同意证明（效果图也需加盖鲜章）。